Secrétariat

Questionnaires, formulaires, enquêtes, coupons réponses, saisies de données dans une cellule Excel… l’intégration, manuelle ou automatique, des informations permettent d’obtenir des résultats synthétiques qui pourront être utilisés par les collaborateurs de l’entreprise dans le but de fixer les objectifs.

En déléguant votre saisie de données, vous pourrez gagner en productivité, faire de la place sur votre bureau et accorder plus de temps à la prospection de nouveaux clients ou bien au développement du chiffre d’affaires de votre société par exemple.

 Je suis formée aux différentes techniques de saisie de données, j’utilise des outils informatiques performants.

Habituée aux problématiques des TPE et PME, je vous accompagne et je saurai comprendre les enjeux et problématiques de votre entreprise pour réaliser un travail de qualité.

Je m’engage à respecter le secret professionnel en toutes circonstances.

Avec mon sens du détail et mon esprit de synthèse, je vous propose :

• La saisie de documents et informations numériques à sauvegarder (création d’un tableur, mise à jour des informations, utilisation des données pour afficher une analyse ou une synthèse)
• La numérisation de documents
• La retranscription d’un propos, d’un discours, d’une interview, d’une réunion
• La mise en forme des documents avant édition ou envoi (notes de travail, tableaux chiffrés)
• Le contrôle de la saisie d’informations, révision de documents/tableaux

En cas d’absence de la personne en charge du standard téléphonique ou pour vous soulager si vous travaillez seul, optez pour une solution de permanence téléphonique externalisée qui offre une plus grande convivialité qu’un centre d’appels.

Je peux travailler avec vous à distance ou directement au sein de votre structure.

Ensemble, nous pouvons mettre en œuvre une permanence téléphonique adaptée à vos besoins et gérer différents aspects tels que :

• La réponse aux demandes et renseigner les interlocuteurs avec les informations nécessaires
• L’accueil sur mesure en fonction de la nature de l’appel téléphonique
• Le transfert des appels téléphoniques
• La gestion de l’agenda et la prise de rendez-vous professionnel
• La prise des messages pour les collaborateurs ou le chef d’entreprise

Je peux mettre en place des processus d’archivage et de classification selon vos besoins.

J’interviens avec des solutions personnalisées à vos besoins sur :

• Le contrôle de la conformité des documents réceptionnés et envoyés.
• Le triage, traitement, classement, numérisation et archivage des dossiers (factures devis…).

L’audit organisationnel de classement de documents et recommandations (classement alphabétique, chronologique, géographique/topographique, thématique)

• La mise en place d’un processus de classement de documents au sein de la structure
• La dématérialisation des processus de classement de documents.

C’est la garantie de vous dégager du temps, tout en confiant vos travaux sensibles à un véritable professionnel de l’administratif.

Vous êtes à la recherche d’une solution pour prendre en charge cette tâche quotidienne ? Profitez de mes compétences et de mon expérience.                                                           

Je vous accompagne dans la mise en place des processus de gestion de courrier en fonction de vos besoins, à distance ou au sein de votre structure dans :

• Le dépouillement et premier tri
• L’analyse et traitement des courriers entrants
• La rédaction et mise à la signature des courriers sortants avant les envois
• La mise sous pli, adressage et affranchissement
• La gestion de boîte (s) e-mail (s), publipostage.
• La dématérialisation des courriers et mise en place d’un plan de classement

Entre la création d’entreprise, la déclaration d’activité, de revenu, la relation avec les administrations fiscales et sociales… le traitement des démarches administratives peut s’avérer compliqué et fastidieux.

Ces formalités représentent pourtant des étapes incontournables dans la création et le développement d’une activité.

Et si vous déléguiez ces démarches à une assistante à distance ?

À distance ou sein de votre société, j’interviens à différents niveaux dans :

• L’organisation de rétroplanning (création, mise à jour, renseignement)
• L’Identification des différents organismes et interlocuteurs
• La prise en charge les formalités administratives (renouvellement de la carte d’identité, du passeport, certificat d’immatriculation, déclaration, autorisation…)
• La mise en conformité et aux normes en vigueur des documents
• Le déplacement dans les organismes (file d’attente aux guichets, dépôt/retrait de dossier administratif)
• La mise en place un calendrier des échéances administratives